مدیریت دانش و فرایندهای آن

نخستین بار پولانی (1996) دانش را به دو دسته دانش آشکار و پنهان تقسیم کرد و میان آن­ها تمایز و تفاوت قائل شد (جو، لای و لی[1]، 2006). گراف و جانس [2] اظهار میدارد که با توجه به ویژگی­های دانش سازمانی می­توان آن را به دو بخش تفکیک کرد: نخست، نوع بسیار عمومی دانش که”دانش ضمنی” یا “پنهان[3]” نامیده می­شود، درتجارب افراد نهفته است و شامل عوامل غیر آشکار مثل باور فرد، دیدگاه­ها و ارزش­هاست که انتقال آن می­تواند بسیار مشکل باشد. و دومی، دانشی است که به صورت مستند درآمده و به آن دانش”صریح” یا “آشکار[4]” گفته می­شود و به این دلیل که انتقال آن بین افراد آسان باشد به صورت زبان رسمی درآمده است (گراف و جانس، 2012، ص3). دانش آشکار را می­توان در برخی فرم­های فیزیکی و الکترونیکی مدون و رسمی نمود. اما دانش پنهان عمدتا در ذهن افراد است و وابستگی سختی به بیان شدن و مدون شدن دارد (وانگ و اسپینوال[5]، 2005).

نوناکا (1991) نیزدانش عیان (آشکار) را دانشی می­داند که قابل ثبت و دریافت در اسناد و پایگاه­ها بوده و به صورت نظامند و رسمی می­باشد و انتقال آن به آسانی صورت می­گیرد. وی معتقد است که دانش عیان را می­توان در قالب­های ساختاریافته (داده­ها و اطلاعاتی است که برای بازیابی در آینده به روش مشخص سازمان­دهی شده است) و ساختار نیافته (اطلاعات برای بازیابی به روشنی دسته­بندی نشده­اند) دسته­بندی کرد.

دانش نهان از آنجایی که برای دیگران ناشناخته است بنابراین دسترسی  به آن مشکل است. در واقع بیشتر افراد از دانشی که آن­ها دارند و یا ارزشی که آن دانش برای دیگران می­تواند داشته باشد آگاه نیستند. دانش نهان از ارزش بالایی برخوردار است زیرا زمینه­ای برای افراد، مکا­ن­ها، مفاهیم و تجربیات فراهم می­کند (نوناکا، 1991).

اسمیت معتقد است که موسسات آموزش عالی و دانشگاه­ها از جمله سازمان­هایی هستند که پیوندی اجتناب­نا­پذیر با علم و دانش، ایجاد و اشاعه آن دارد. امروزه در عصر جهانی شدن، برای سیاست­گذاران، مدیران و حتی شهروندان عادی، یادگیری جمعی، تسهیم دانش و ایجاد شبکه­های نهادینه فراتر از مرز سرزمین­ها، به موضوعی بسیار عادی، یادگیری جمعی، تسهیم دانش و ایجاد شبکه­های نهادینه فراتر از مرز سرزمین­ها، به موضوعی بسیار با اهمیت تبدیل شده است (حسینی و پوراسدی، 1390).

مفهوم سازی از دانش و مدیریت دانش، قدری دشوار به نظر می­آید. برخی از صاحب­نظران برای عملیاتی کردن مدیریت دانش از مفهوم فرایند استفاده می­کنند زیرا از دیدگاه آنان، فرایند مدیریت دانش مستمرا در سازمان وجود داشته و حضور آن در یک مقطع کوتاه نتیجه­ای نخواهد داد؛ بلکه نتیجه آن در حضور مستمر آن بعنوان رکن اساسی در سازمان­ها روشن می­گردد (نوده فراهانی و عظیمی، 1392). واژه “دانش” یکی از جنبه­های بسیار گمراه­کننده مدیریت دانش است. واژه­های اطلاعات و داده اغلب به جای واژه دانش به کار رفته، اما واقعیت این است که آن­ها معانی متفاوتی دارند و درک تفاوت­های آن­ها برای اجرای موفقیت آمیز مدیریت دانش اساسی است. در حالت کلی، داده­ها  به عنوان حقایق خام در نظر گرفته می­شوند. برای این که داده ارزش داشته باشند، باید پردازش شود تا به اطلاعات تبدیل شود، که اطلاعات به عنوان مجموعه­ای سازمان یافته از داده­ها تلقی می­شود. اگر داده­ها به اطلاعات تبدیل شوند بر اساس آن می­توان تصمیم­گیری کرد. دانش به عنوان اطلاعات معنا­دار تلقی می­شود. بنابراین، دانش نه داده است نه اطلاعات. دانش برداشتی است که از طریق تجربه، استدلال، شهود و یادگیری به دست می­آید. افراد زمانی می­توانند دانش خود را گسترش دهند که با دیگران دانش خود را به اشتراک بگذارند و در نتیجه ترکیب دانش افراد با یکدیگر، دانش جدید خلق می­شود. دانش از اطلاعات نشات می­گیرد. دانش از انجام مقایسه، شناسایی پیامدها و ایجاد رابطه حاصل می­شود (بهات[6]، 2001).

مطلب مشابه :  بافرینگ، اجزای تامپونی بدن و سهم هر یک از آنها در کنترلPH:

اگر چه درباره مدیریت دانش به طور گسترده به وسیله دانشگاهیان و محققان بحث شده، اما اطلاعات محدودی از آن به خصوص در بخش دولتی وجود دارد (رمضانی و مهرآرا، 1390). در واقع مدیریت دانش یکی از مباحث نسبتا جدیدی است که در حوزه علم مدیریت مطرح شده است. این شیوه نوین مدیریتی به سرعت مورد استقبال متخصصان مدیریت قرار گرفت و تلاشی گسترده به منظور بهره­برداری از توان بالقوه دانش افراد در بهره­وری سازمانی به انجام رسید. مدیریت دانش در واقع روشی است که بر مبنای آن می­توان به یافته­های پنهان دانش افراد که در بسیاری از موارد دارای ارزش قابل توجهی است، دست یافت. این شیوه مدیریتی تلاش می­کند تا روح مشارکت و یکپارچگی را در سازمان­ها ترغیب کرده و نظام تفکر دسته جمعی و اشتراک ایده­ها را به صورت گسترده مطرح سازد. مدیران نیز سعی دارند با تکیه بر فنون استخراج یافته­های اطلاعاتی و دانش افراد و ذخیره و انتشار آن به دانشی دست یابند که در بهره­وری سازمانی آنان را یاری دهد (صلواتی و حق­نظر، 1388). مدیریت دانش سازمانی، عادت­ها و عملیات روزمره را تغییر داده و متحول می­سازد؛ مثل تغییری که تحصیل در افکار و فرهنگ ایجاد می­کند. با طراحی و سازمان دهی مدیریت دانش می­توان دانش پنهان (ضمنی)، مهارت­ها و جریان کاری را به رویه­ها، استانداردسازی و تحلیل محتوای مستند منتقل کرد و زمینه­ای برای ایجاد رقابت، مزیت رقابتی و توسعه پایدار فراهم کرد ( ورال، کوپر و کمپبل جامسون[7]، 2000).

وانگ و اسپینوال[8] (2005) نیز تعداد عوامل مدیریتی را که بر روی اجرای موفق مدیریت دانش  موثر هستند را 11 مورد دانسته­اند که شامل: رهبری و حمایت رهبری، فرهنگ، فناوری اطلاعات، اهداف راهبردی، ارزیابی و زیرساخت­های سازمانی، فعالیت­ها و فرایندهای سازمانی، مشوق ها، منابع، آموزش و مدیریت منابع انسانی می­شود.

مطلب مشابه :  یکپارچه¬سازی و انواع و درجات آن

مدیریت دانش به عنوان یک فرایند سامان­یافته به منظور خلق، اکتساب، توزیع، اسنفاده از خاصیت اهرمی دانش به منظور حفظ مزیت رقابتی و دستیابی به اهداف سازمانی مورد ملاحظه قرار گرفته است. مدیریت دانش اغلب به عنوان موضوعی چند بعدی و میان­رشته­ای نگریسته می­شودکه گاهی به پراکنده شدن گفت­و­گوها در این موضوع منجرمی­شود (جابری، سلیمی و خزائی­پور، 1392).  فرایند مدیریت دانش مشتمل بر تولید یا گردآوری و شناسایی دانش، طبقه­بندی، ذخیره و مستندسازی دانش، توزیع و نشر و کاربرد دانش است (نوده فراهانی و عظیمی، 1392). که هر یک از این فرایندها به اختصار در زیر توضیح داده شده است.

الف)خلق یا شناسایی دانش

سو، دوینی و میدگلی یک مدل پنج وجهی را برای فرایند خلق دانش پیشنهاد می­کنند: 1) اکتساب اطلاعات و دانش از شبکه­های تعاملات؛ 2) یکپارچه­سازی دانش درونی و بیرونی؛ 3) ایجاد دانش جدید از خلال کاربرد اطلاعات و دانش برای حل مساله؛ 4) تاثیر گذاری دانش جدید بر نوآوری و عملکرد شرکت؛ و 5) ایفای نقش عوامل فردی و سازمانی در کل فرایند.

ب)مستندسازی دانش:

اصطلاح مستند سازی به معنای ثبت و ذخیره­سازی، کدگذاری و طبقه­بندی دانش و تجربیات مفید است. وجه اشتراک تمامی اقدامات مستندسازی را می­توان مکتوب نمودن هدفمند بخشی از دانسته­ها و آگاهی­های انسان دانست.

ج) فرایند مدیریت دانش

فرایند مدیریت دانش انتقال دانش است که طی آن، یک سازمان، اطلاعات را میان اعضای خود توزیع نموده و از این طریق یادگیری را ارتقا داده و دانش یا درک جدیدی را به وجود می­آورد.

د)کاربرد دانش:

هدف غایی مدیریت دانش، کاربرد دانش در جهت بهبود عملکرد سازمانی است. بسیاری از صاحبنظران، این مرحله را مهم­ترین گام در فرایند مدیریت دانش می­دانند زیرا مزیت رقابتی، تنها منوط به داشتن منابع غنی و سرشار دانشی نیست، بلکه در گرو کاربرد آن منابع دانشی در عملیات و تصمیمات سازمانی است (نوده فراهانی و عظیمی، 1392). در واقع مدیریت دانش به کاهش هزینه­ها، ‏بهبود تصمیم‏ گیری در سازمان، انعطاف ‏پذیری بیشتر و افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان کمک می ‏کند؛ مدیریت دانش، شامل همه‌ی روش هایی است که سازمان، از طریق آن دانش خود را مدیریت و  اداره می کند که این روش­ها شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره، انتقال، بکار گیری، تسهیم و ایجاد دانش می­باشد.

[1]– Ju, Li & Lee

[2] -Groff & Jones

[3]– Tacit Knowledge

[4]– Explicit Knowledge

[5]– Wong & Aspinwall

[6]– Bhatt

[7]– Worrall, Cooper  & Campbell-Jamison

[8]– Wong &  Aspinwall